Nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp để làm việc hiệu quả

I. Ý nghĩa của việc sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp:

Việc sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của cuộc họp. 

1. Trao đổi công việc hiệu quả:

Sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp hợp lý sẽ giúp người tham dự có thể dễ dàng nghe và nhìn thấy những điều người nói đang trao đổi, từ đó khuyến khích sự tương tác và đóng góp xây dựng cũng như tìm ra giải pháp phù hợp cho vấn đề chung.

2. Tăng cường sự chú ý:

Thông thường các buổi họp sẽ rất dễ gây nhàm chán đối với người tham dự, tình trạng làm việc riêng xảy ra thường xuyên. Việc sắp xếp chỗ ngồi hợp lý sẽ giúp người nghe tập trung vào người phát biểu để từ đó nắm bắt các mấu chốt sự kiện, triển khai phương thức làm việc nhanh chóng, hiệu quả. 

Bố trí chỗ ngồi trong phòng họp cực kỳ quan trọng

3. Người chủ trì phân công, quản lý công việc khoa học:

Khi đó, người chủ trì có quyền ra quyết định sẽ được sắp xếp ở vị trí trung tâm, người tham dự sẽ được sắp xếp ở xung quanh. Các cá nhân tham dự công việc sẽ nắm bắt công việc, triển khai theo đúng lộ trình quản lý đề ra. Người quản lý cũng sẽ dẫn dắt cuộc họp được tốt hơn, tránh tình trạng người tham dự khi kết thúc buổi họp vẫn không nắm bắt được vấn đề mấu chốt để triển khai công việc. 

4. Dễ dàng tiếp cận các thiết bị trong phòng họp:

Khi sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp hợp lý, các thành viên tham dự sẽ dễ dàng tiếp cận với các thiết bị hỗ trợ như: máy tính, máy chiếu, Micro, màn hình chiếu,...Điều này sẽ giúp tăng cường hiệu quả, chất lượng của buổi họp. 
 

II. Nguyên tắc sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp để làm việc hiệu quả:

1. Đảm bảo tầm nhìn tốt:

Mỗi người tham gia buổi họp cần có tầm nhìn tốt đến người phát biểu cũng như các thành viên khác. Để đạt được điều này, cần phải sắp xếp chỗ ngồi sao cho không có vật cản che khuất tầm mắt của người ngồi. 

Bố trí chỗ ngồi trong phòng họp giúp việc quan sát dễ dàng hơn

2. Không gian di chuyển thoải mái:

Sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp cần đảm bảo không gian thoải mái để ngồi và di chuyển. Khoảng cách giữa các ghế không nên quá sát nhau, tránh gây khó khăn cho người di chuyển từ ngoài vào hoặc người từ bên trong trở ra. 

3. Đảm bảo sự cân đối hài hòa:

Các ghế trong buổi họp nên được sắp xếp sao cho hài hòa, cân đối, gọn gàng theo hình vuông, hình chữ nhật hoặc hình tròn tùy thuộc vào số lượng người tham dự, diện tích phòng, hình dạng bàn họp. 

4. Tránh sắp xếp các vị trí ngồi trực diện, góc bàn:

Trong một cuộc họp, khi ngồi đối diện nhau sẽ luôn mang lại cảm giác tiêu cực, khó chịu. Vì vậy, người đảm nhận công việc sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp nên sắp xếp các vị trí ngồi so le nhau, tránh các góc bàn để để tạo tâm lý thoải mái hơn cho người ngồi. 

III. Cách bố trí phòng họp nội bộ:

1. Kiểu bàn hình chữ nhật, hình vuông:

Bàn họp, ghế sẽ được sắp xếp theo hình chữ nhật hoặc hình vuông phù hợp với diện tích phòng, cấu tạo bàn. Cách sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp như thế này giúp tạo không gian giao tiếp, thảo luận dễ dàng giữa những người tham dự. 

Kiểu bàn họp hình chữ nhật trong phòng họp

2. Kiểu bàn hình chữ U:

Trong kiểu bố trí này, bàn và ghế sẽ được sắp xếp theo hình chữ U. Hình thức bố trí này phù hợp với các cuộc họp có tính tương tác cao, tạo không gian thuận tiện cho sự trao đổi, tương tác với mọi người. 

Kiểu bàn hình chữ U trong phòng họp

3. Kiểu bàn hình tròn:

Với các sắp xếp này, ghế sẽ được sắp xếp thành hình tròn quanh bàn ở trung tâm. Điều này sẽ khuyến khích sự trao đổi và tương tác giữa tất cả những người tham dự trong buổi họp. 

Kiểu bàn họp hình tròn thích hợp với số lượng người tham gia cuộc họp lớn

4. Kiểu bàn hình ngôi sao:

Với cách bố trí này, các ghế sẽ được sắp xếp thành các dãy tia xung quanh một điểm ở trung tâm. Điều này tạo nên một không gian tập trung vào người chủ trì và cho phép sự tương tác của người tham dự xung quanh. 

5. Bố trí phòng họp hỗn hợp:

Phòng họp có thể được bố trí theo kiểu hỗn hợp, kết hợp nhiều yếu tố trên lại với nhau. Có thể bố trí bàn họp hình chữ nhật ở chính giữa và xếp ghế hình chữ U bên ngoài. 

IV. Khi nào nên bố trí phòng họp sử dụng bàn chữ nhật xếp 2 dãy ghế đối diện nhau:

Cách bố trí này phù hợp với các cuộc họp trưng cầu ý kiến, trình bày, đối thoại hoặc hướng dẫn đào tạo, khi cần lựa chọn hoặc quyết định một vấn đề. Cách sắp xếp chỗ ngồi trong phòng họp như thế này mang lại sự thoải mái, bình đẳng trong quá trình giao tiếp. 

Phòng họp sử dụng kiểu bàn chữ nhật xếp 2 dẫy 

Qua bài viết trên, Audio Hải Hưng hy vọng các bạn đã hiểu và nắm rõ quy trình, nguyên tắc, cách thức sắp xếp phòng họp khoa học, hợp lý để mang lại hiệu quả cao trong buổi họp.